【印聯傳媒內容摘要】快印行業的企業家們，告訴你們一個印刷企業管理軟件的應用。
1、正確認識管理軟件
管好"錢"和"人"是連鎖店管理的最高境界，只要把這兩個問題解決了，其他問題就會迎刃而解。如何才能做到既管好人又管好錢呢?管理軟件在圖文連鎖店所起到的輔助作用不可小覷。
為什么我一直說的都是管理軟件而不是大家通常認為的ERP?因為我認為目前市面上所有適用于圖文行業的管理軟件離ERP還有相當遠的距離，我們先說一下什么是ERP。
ERP是EnterpriseResourcePlanning(企業資源計劃)的簡稱。
"企業"，在百度百科中是這樣定義的：在商品經濟范疇，作為組織單元的多種模式之一，按照一定的組織規律，有機構成的經濟實體，一般以贏利為目的，以實現投資人、客戶、員工、社會大眾的利益最大化為使命，通過提供產品或服務換取收入。它是社會發展的產物，因社會分工的發展而成長壯大。ERP中的企業，專指職能完善、規模較大、結構比較復雜的組織，只有這樣的企業才能發揮ERP的效能。
"資源"，ERP中的資源不是指自然資源，而是指企業可以運作的所有對象，如員工、客戶、供貨商、機器設備、耗材、現金、應收款、企業文化、生產流程等。
"計劃"，在百度百科中的定義是：在管理學中，計劃具有兩重含義，其一是計劃工作，是指根據對組織外部環境與內部條件的分析，提出在未來一定時期內要達到的組織目標以及實現目標的方案途徑;其二是計劃形式，是指用文字和指標等形式所表述的組織以及組織內不同部門和不同成員，在未來一定時期內關于行動方向、內容和方式安排的管理事件。
ERP中的計劃有著特別的含義，它是圍繞企業各類有限的資源進行的。ERP絕不是輸入單據、查詢統計報表那么簡單，它是一個項目工程，計劃是它的核心所在。而計劃恰恰是我們圖文行業目前所缺少的，但我們可以通過了解ERP的實施過程來尋求適合自己的管理軟件。
曾經有幸拜讀了用友的田俊國寫的關于ERP項目管理的一本書，其中說到ERP是一把手工程，其實我們使用的管理軟件何嘗不是一把手工程?景印在使用管理軟件的過程中，幾乎所有的過程全部是我親力親為，所以也因此有了不少的心得。
2、選擇合適的管理軟件
既然是開連鎖店，那么總部的意義就顯得非同尋常，總部必須要隨時的充分了解各個店的資源狀況，實時掌握各個門店的數據，各個店分別做了多少活、收了多少錢、欠了多少錢、花了多少錢，所有的店做了多少、收了多少、花了多少，設備狀態、庫存情況都應該有實時的數據匯總，老板不管身在何處，只要進入總部的管理系統，對各個部門、各個門店正在發生和已經發生的事情一目了然，我想這是每位老板都需要的，所以在選擇軟件的時候，這個功能應該是首要條件。
對使用者來說，功能清晰是最主要的，這就要求軟件在職位的設計上力求完善，圖文公司的職位不外乎前臺、生產、主管、銷售、店長、庫房、財務、行政、人力資源，各個不同的職位必須在軟件上有相對應的功能，這樣才能嚴格地控制權限，真正做到各司其職。
使用簡單，我一直信奉最好的管理就是最簡單的管理，使用太復雜的管理軟件不適合生產型服務業的圖文店。圖文店還有一個名稱叫快印店，既然叫"快"，那么不僅要求生產快，在生產流程的管理上也要快，要快起來就必須要簡單，管理軟件使用太復雜會給生產員工帶來極大的不便。雖然說管理出效益，但帶來效益的一定是一線員工，所以在選擇軟件的時候不僅要考慮管理方便，也要讓一線員工用起來方便簡單。
我認為一個好的管理軟件應該是包含生產、財務、辦公的一體化軟件，而財務和辦公恰恰是圖文行業在選擇軟件時最容易忽視的問題。沒有嚴格的營收、成本及利潤管理控制會影響連鎖運營、擴張的決策，公司的決策指令不能及時下達到各個店，也會影響店長及員工的工作進度。但如果一個公司在管理中要使用三套軟件來進行管理，勢必會給管理人員帶來諸多不便，這樣的情況在圖文店里很常見。有很多圖文公司，特別是連鎖店，不僅有用于生產開單的收費軟件，還有專業的財務軟件和OA管理軟件，其實我們完全可以選擇一個集三者為一身的軟件來做好管理。
客戶資源共享也是選擇軟件時必須要考慮的，只有客戶資源共享了才能真正做到客戶跨店消費，連鎖經營客戶資源共享是必須的，也只有做到共享才能真正實現連鎖。
3、合理運用管理軟件
在管理軟件的運用上基礎數據的錄入也是一項很重要的工作，數據的準確性決定了軟件使用的好壞。
在使用管理軟件時，我覺得還有一點是很忌諱的，就是要求軟件公司根據員工的一些習慣進行修改，本身有些習慣就是和科學管理背道而馳的，雖然開發人員會因為一些利益關系進行修改，但這樣會違背管理軟件設計的初衷，景印在使用時從來沒有要求軟件公司做無謂的修改，而是要求我們的員工改變，因為使用管理軟件的目的就是為了改變不良習慣。
使用管理軟件一定會給連鎖店帶來管理上的變革，在使用連鎖版軟件以前，由于不能及時地了解各種數據，在管理上有鞭長莫及的感覺，使用后這樣的感覺將不復存在。但這樣的變革也會給害怕變革的人造成心理上的壓力，這樣的壓力會使他抵制軟件的運用，這也就是為什么說管理軟件的運用是一把手工程，這個時候老板的決策就顯得非常重要。管理信息化很重要，特別是連鎖店管理的信息化是圖文行業發展過程的必經之路。
在這篇文章初審時，編輯問我用的是什么管理軟件，可否告知，思量再三，還是不說為妙，因為我當初同意寫專欄的目的是想反思、總結自己從業十幾年的過程，盡管我們現在很享受管理軟件帶來的便利，但不想有幫軟件公司做廣告之嫌，此文也無推薦之意。
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